การประยุกต์ใช้งาน Excel

ในช่วงปลายปีแบบนี้ใกล้จะถึงปีใหม่แล้ว ก็จะมีงานที่ต้องทำต้องสรุป ข้อมูลกัน วันนี้จะมาลองทำการนับจำนวนเอกสารที่เข้า-ออกในระบบ infoma บน excel ดูว่าจะทำอย่างไรได้บ้าง อย่างไรก็ตามนี่เป็นเพียงรูปแบบหนึ่งเท่านั้น อาจจะมีรูปแบบอื่นๆ ที่ให้เพื่อนๆ สสวท. ทำได้ โจทย์ มีการรับเข้างานเอกสารที่ส่งจากหน่วยงานอื่น ( ไม่รวมของหน่วยงานตัวเองที่สร้างและส่งไป ) เป็นจำนวนกี่ครั้ง และกี่เรื่อง ในแต่ละเดือน เริ่มต้นเลยก็คือต้องมีทะเบียนข้อมูลที่เป็น raw data หรือข้อมูลดิบที่เป็น excel แยกรายเดือนก่อน ตัวอย่างของฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ ของเดือนพฤศจิกายน 2562 เป็นฐานข้อมูลที่รับเรื่องของหน่วยงานอื่น จากภาพนี่คือตัวอย่างข้อมูล ที่เก็บมาได้ ตอนนี้เราจะต้องหาข้อมูลมาใส่ อยู่ 2 ช่องคือ จำนวนที่รับเข้า กับ จำนวนเรื่องที่รับเข้า ซึ่งเป็นโจทย์ที่เราต้องค้นหา เรามาดูกันทีละข้อ
  1. จำนวนที่รับเข้า อันนี้ง่ายมากๆ มันก็คืองานหรือเอกสารที่มีการรับเข้าในระบบ Infoma ในเดือนนั้นทั้งหมด จากตัวอย่างก็คือ งานที่รับเข้าในเดือนพฤศจิกายน 2562 ของฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ โดยไม่รวมงานที่ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นคนสร้างขึ้น ที่บอกว่าง่ายก็เพราะเราก็แค่นับจำนวนแถวทั้งหมดของข้อมูลมันก็คือ งานที่รับเข้ามาแล้ว  ใช้สูตรการนับปกติที่เป็น string ก็คือ
   =COUNTA(แถวที่1:แถวสุดท้าย)
  1. จำนวนเรื่องที่รับเข้า จริงๆแล้วมันก็ไม่ได้ยากอะไร มันมีสูตรให้ใช้ในการนับ ดังนี้
       =SUMPRODUCT(1/COUNTIF(C4:C44,C4:C44)) เท่านี้เราก็จะได้ข้อมูลทั้ง 2 อย่างตามที่ต้องการ จากข้อมูลสรุปด้านบนแสดงว่ามีการส่งเอกสารเข้าฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศในเดือนพฤศจิกายน 2562 จำนวน 41 ครั้ง จำนวน 39 เรื่อง แสดงว่ามีเอกสารซ้ำที่มีการส่งออกไป และส่งกลับมาอีก 2 เรื่อง  ทีนี้ถ้าอยากรู้ว่าเลขที่เอกสารใดที่มีการรับมากกว่า 1 ครั้งหละทำอย่างไร ? งั้นลองทำตามนี้ แทรกคอลัมภ์ “จำนวนครั้งที่รับ” เข้าไป ใส่สูตรดังนี้             =countif($C$4:$C$44,C4) เพื่อทำการนับว่าเลขที่เอกสารในแต่แถวมีข้อมูลปรากฏกี่ครั้ง เมื่อใส่สูตรเสร็จก็ลากสูตรลงมาจนสุดแถว ทีนี้ถ้าเราจะหาว่าเอกสารใดมีการรับเข้ามามากกว่า 1 ครั้ง ก็ใช้ Filter ของ excel กรองดูครับ จากรูปจะเห็นว่ามีเลขที่เอกสาร 2 เลขที่มีการรับเข้า 2 ครั้งครับ เอาหละมาจนถึงสุดท้ายของบทความนี้ ก็หวังว่าจะเป็นประโยชน์ ไม่มากก็น้อยในการนำไปประยุกต์ใช้ในงานของตัวเองนะครับ แล้วพบกันใหม่  

ที่มา : https://ipst.sharepoint.com/sites/IPSTTechTalk/

...